Il n’y a rien de plus pratique qu’un agenda partagé pour gérer convenablement votre temps. Alors, quand vous pouvez combiner cet instrument aux moyens offerts par internet, vous avez l’assurance de disposer d’un support de gestion du temps plus efficace encore. Le web vous permet en effet de partager vos ressources avec vos collaborateurs, ce qui fait gagner un temps précieux à l’entreprise. L’agenda partagé intervient justement dans l’objectif d’optimiser le rendement et la productivité de l’entreprise.
Au-delà de son utilité professionnelle, l’agenda partagé permet également une gestion optimisée de votre vie personnelle. Cet outil vous offre la possibilité de mémoriser chaque événement important auquel vous devrez assister. Ce qui va des anniversaires aux mariages, en passant par les apéros planifiés avec vos amis, etc. En fait, le planning en ligne vous offre un libre accès aux activités personnelles et professionnelles impliquant votre participation. Tout ce qu’il vous faut, c’est un terminal connecté au web.
Comprendre l’agenda partagé et ses principales fonctions
On entend par agenda partagé ou calendrier partagé, le planning de vos activités générales ou d’un projet en particulier et que vous mettez en ligne. Un logiciel dédié vous aidera à fixer les détails afférents à un rendez-vous ou une réunion. Tous ceux qui sont concernés verront ainsi la date, l’heure et le lieu sans que vous n’ayez à confirmer individuellement la présence de chaque participant. Dans une entreprise, l’agenda partagé facilite l’organisation interne. Tout le monde étant au courant du planning, les réunions ne risquent pas de se chevaucher, les risques d’absence à des rendez-vous ou des événements importants seront infimes.
Un agenda partagé pour ne plus rater aucun rendez-vous !
Dans la mesure où l’aboutissement d’un projet dans les meilleures conditions repose essentiellement sur le travail d’équipe, la communication doit primer à chaque étape. S’y ajoute la nécessité d’instaurer une organisation irréprochable. Si tout le monde peut accéder au même agenda, cela signifie que chacun sera au courant des mises à jour et modifications en temps réel. Ce qui est parfaitement recommandé pour maintenir une parfaite synchronisation.
Dans la liste des outils collaboratifs incontournables, on retrouve évidemment le multi planning. Il s’agit d’un moyen judicieux pour faire passer des informations aussi simplement que rapidement. Chaque collaborateur peut alors émettre des remarques et/ou faire des propositions concernant chaque évènement intégré au planning. En d’autres termes, l’agenda partagé permet une communication automatique. D’autre part, cet outil rend les ressources utilisateurs accessibles à tous. Chacun connaît les tâches confiées aux autres, du coup tout le monde peut agir dans le même sens.
L’agenda partagé, un instrument qui optimise l’organisation
Déjà, vous avez la possibilité de créer un agenda partagé spécifique pour chacun de vos projets. Les fonctionnalités intégrées vous permettent en effet de mettre plusieurs plannings au point et de les partager avec des personnes différentes suivant leur implication ou non dans le projet concerné. L’objectif est de maintenir un calendrier synchronisé avec ceux de tous les autres participants. Tout le monde voit les échéances imparties, évitant ainsi les erreurs et confusions. L’agenda partagé vous garantit donc un maximum d’efficacité organisationnelle.
Les prises de rendez-vous compliquées, vous en avez probablement déjà connu plusieurs ! Et bien, sachez que l’agenda partagé est un instrument de prise de rendez-vous et de gestion de rendez-vous efficace. Vous n’avez plus à contacter chacun par tous les moyens probants (e-mail, courrier papier, téléphone, fax…) pour savoir à quelle date et à quelle heure tout le monde sera disponible. En fait, il vous suffit de jeter un œil au calendrier (individuel mais partagé) de chaque collaborateur. Lorsque vous aurez trouvé le créneau horaire auquel toute l’équipe pourra se conformer, vous n’avez plus qu’à intégrer l’évènement dans l’agenda. Ce qui vous fait gagner un temps considérable qui vous laisse l’opportunité de vaquer à vos tâches principales.
De plus, la mobilité n’est plus une excuse valable pour ne pas être informé des avancées des activités. Même en déplacement (local ou à l’étranger), l’accès à l’agenda partagé n’est jamais interrompu. Sans oublier que vous pouvez apporter un maximum de précision à chaque élément mis en ligne (objet d’une réunion par exemple). Il faut donc reconnaître que cet instrument permet de ce fait un gain de temps quotidien.
Autres possibilités offertes par l’agenda partagé
Lorsque vous utilisez un agenda manuscrit, vous êtes obligé d’en feuilleter les pages pour retrouver une information précise. Ce qui est incontestablement contraignant. L’agenda partagé vous offre la solution : lorsque vous créez un évènement ou que vous êtes invité à y participer, vous pouvez programmer les envois de notifications. Vous pouvez dire adieu aux oublis et aux confusions. Ce logiciel se charge d’expédier des rappels via messagerie électronique à tous les membres du staff concernés par l’évènement. Si jamais un collaborateur est absent ou arrive en retard, ce ne sera pas faute d’avoir été prévenu du programme.
D’autres options intéressantes comme la possibilité d’exclure une personne des notifications groupées sont disponibles. Ce qui est pratique si vous cherchez à lui faire une petite surprise. Qui sait, vous avez peut-être envie d’organiser une fête pour sa promotion, son départ en retraite ou une toute autre occasion ?
Au final, l’agenda partagé est un outil management intuitif qui peut répondre à vos besoins professionnels avec un maximum de flexibilité. Vous n’avez besoin ni de vous déplacer, ni de joindre vos collègues à titre individuel pour faire passer le même message. Du moment que vous pouvez accéder au réseau web, le partage d’information est facilité. Une meilleure planification conduira votre équipe (et donc votre entreprise) à l’achèvement d’un projet avec des risques minimes d’imprévus. La coordination sans faille permise par l’agenda partagé mènera également à l’amélioration des services que vous fournissez.